策劃一場(chǎng)活動确定時(shí)間需要考慮的(de)因素針對(duì)對(duì)企業活動、籌款活動及特殊活動而言,不管時(shí)間定在一周的(de)中間幾天還(hái)是在星期六晚上,都可(kě)以保證大(dà)多(duō)數人(rén)能夠參加。如果将活動定在星期五晚上,出席率可(kě)能就會低一些,因爲有的(de)人(rén)在忙碌了(le)一周的(de)工作,周五下(xià)班後都會很疲乏,或許單位有工作需要加班,這(zhè)在國内的(de)單位企業是常有發生的(de),所以在你确定活動時(shí)間的(de)時(shí)候,有很多(duō)需要考慮的(de)因素。
這(zhè)其中包括:
舉辦活動的(de)時(shí)間是在白天還(hái)是晚上?
什(shén)麽時(shí)候開始?什(shén)麽時(shí)候結束?
活動要求著(zhe)正裝還(hái)是休閑裝?
果客人(rén)從工作單位趕來(lái)參加活動,或者活動結束後趕著(zhe)去上班,是否有足夠的(de)時(shí)間換衣服?
志願者是否有足夠的(de)時(shí)間離開本職工作,在客人(rén)來(lái)到之前将一切事情準備妥當?
大(dà)部分(fēn)的(de)活動都會客人(rén)及其配偶到場(chǎng)。如果會議(yì)是在一周的(de)中間幾天的(de)白天舉行,那麽有的(de)客人(rén)的(de)配偶可(kě)能很難到場(chǎng)。所以将時(shí)間定在傍晚比較合适。或者你可(kě)以安排到周末,這(zhè)樣兩人(rén)都會有空了(le)。
你的(de)客人(rén)從何處趕來(lái)?
這(zhè)也(yě)是你在計劃時(shí)間的(de)時(shí)候必須考慮的(de)一個(gè)因素。
他(tā)們下(xià)班以後直接趕到活動現場(chǎng)來(lái)嗎?
他(tā)們通(tōng)常幾點下(xià)班?
如果他(tā)們還(hái)會帶一個(gè)客人(rén)來(lái),原定的(de)時(shí)間仍然對(duì)他(tā)們合适嗎?
他(tā)們會不會在路上遇到堵車的(de)情況?
他(tā)們是從郊區(qū)趕到市區(qū)來(lái)嗎?
兩種情況可(kě)能同時(shí)存在,這(zhè)取決于夫婦雙方居住和(hé)上班 的(de)地點。
你的(de)活動會持續多(duō)長(cháng)時(shí)間?
第二天是不是工作日?
夫婦第二天都需要早起嗎?
客人(rén)和(hé)他(tā)們的(de)配偶可(kě)能會分(fēn)乘不同的(de)車輛來(lái)到會場(chǎng),有足夠的(de)停車位嗎?
如果活動要求出席者穿宴會小禮服并帶黑(hēi)領結,客人(rén)們有足夠的(de)時(shí)間回家換衣服嗎?
或者他(tā)們需要帶著(zhe)更換的(de)衣服去上班嗎?
他(tā)們可(kě)以提前下(xià)班嗎?
你是否給工作人(rén)員(yuán)、志願者預留了(le)充足的(de)時(shí)間趕到會場(chǎng)、停車準備、換 裝、吃(chī)飯?
在第一個(gè)客人(rén)預計到達時(shí)間的(de)至少半小時(shí)前他(tā)們能否将一切都準備好嗎?
幾年前,在洛杉矶某私人(rén)慶祝晚宴活動上。這(zhè)次晚宴活動刻意安排在奧斯卡頒獎晚會的(de)時(shí)間,并且包括了(le)一個(gè)奧斯卡之夜主題晚會。客人(rén)們都是從外地來(lái)的(de),而這(zhè)次晚會也(yě)是他(tā)們的(de)告别活動。此時(shí)的(de)好萊塢正值熱(rè)鬧非凡的(de)時(shí)候,到處都能看到電影(yǐng)明(míng)星。爲了(le)拍(pāi)攝客人(rén)們抵達洛杉矶時(shí)聚會的(de)場(chǎng)景,主辦方借來(lái)了(le)一套電影(yǐng)拍(pāi)攝裝備,客人(rén)們有機會利用(yòng)劇本、化(huà)妝師和(hé)道具自己“拍(pāi)電影(yǐng)”。他(tā)們舉辦奧斯卡主題晚會的(de)地點離飯店(diàn)有一段距離。所以需要交通(tōng)車送他(tā)們回飯店(diàn)。組織者提前預訂了(le)25輛加長(cháng)禮賓車,一般通(tōng)常甚至在别人(rén)還(hái)沒想到奧斯卡之夜的(de)時(shí)候就早早地簽了(le)用(yòng)車協議(yì)并交了(le)定金。你可(kě)以想象,禮賓車在這(zhè)時(shí)候是多(duō)麽搶手。組織者還(hái)規定,如果客人(rén)有要求的(de)話(huà),禮賓車當晚還(hái)可(kě)以供他(tā)們繼續使用(yòng)。在晚宴活動結束之後,客人(rén)們乘坐(zuò)著(zhe)禮賓車去觀賞别具風格的(de)洛杉矶夜景。這(zhè)是一次讓人(rén)終身難忘的(de)活動,至今很多(duō)人(rén)對(duì)此還(hái)津津樂(yuè)道。
如果你在确定活動時(shí)間的(de)時(shí)候,如果你能站在來(lái)賓的(de)角度,多(duō)爲他(tā)們考慮一下(xià),爲他(tā)們衣食住行的(de)方便都安排好,他(tā)們還(hái)有什(shén)麽理(lǐ)由不來(lái)呢(ne)?還(hái)有什(shén)麽因素能妨礙你的(de)活動取得(de)成功呢(ne)?